Перейти к основному содержанию

Организация конференции: как подготовить успешное мероприятие

Организация конференции: как подготовить успешное мероприятие
Разместите 1 заявку, получите до 7 предложений за 30 минут онлайн и выберите лучшее.
У нас зарегистрировано 349 кейтеринговых компаний и ресторанов.
на
Получить предложения
Получить предложения и выбрать лучшее
Требуемые услуги
Бесплатно, без наценок и без спама
  • Гарантия лучшей цены
  • Компании с рейтингом
  • 5% бонуса за каждый заказ
349
Кейтеринговых компаний
и ресторанов
27258
Блюд в каталогах
партнеров
9862
Счастливых клиентов
CaterMe
Организация конференции: как подготовить успешное мероприятие

Организация конференций, выставок и презентаций — один из лучших способов донести информацию о компании и ее достижениях в определенной отрасли. Мероприятия, которые требуют личного присутствия участников, по-прежнему набирают полные залы. А современные технологии позволяют расширить географию и пригласить на форум тех, кто физически посетить его не может. Такие события на стыке между offline и online стали привычны и возможны за счет применения современного цифрового оборудования, не создающего помех при передаче данных.

1.jpg

 

Пошаговый план организации конференции

  1. Определение концепции. Для организации конференции на высоком уровне важно представлять ее главную идею. Общая концепция объединит доклады и речи, а участники будут представлять, зачем они платят за билет.
  2. Составление плана мероприятия. Распланируйте все составляющие программы, в том числе время на отдых и перерывы на еду. Важно, чтобы доклады шли в заданной последовательности и между ними прослеживалась логика. Озвучьте лимиты выступлений для спикеров и оставьте между докладами интервалы для ответов на вопросы аудитории.
  3. Выбор состава участников конференции. Приглашайте людей, которых интересует тема конференции. Приглашения спикерам и слушателям высылайте заранее. Не бойтесь, что зал будет слишком полным. В последний момент кто-то из участников обязательно отказывается приходить на конференцию по личным обстоятельствам. А переполненный зал лучше пустого.
  4. Поиск спонсоров. На организацию конференции представительского класса требуется много средств. Привлеките к финансированию спонсоров. Они не только приведут к вам до 5 % участников, но и выполнят функцию социальных доказательств (если конференцию N поддерживают крупные предприятия, она стоит своих денег). Кроме того, партнеры опубликуют информацию о мероприятии на своих ресурсах.
  5. Выбор и подготовка площадки. Место влияет на то, как будут воспринимать встречу участники. Кроме офиса компании или арендованного конференц-зала, на роль площадки подходят отели, конгресс-центры и культурные объекты. Помещение необходимо оборудовать. Потребуются ноутбуки, микрофоны, проекторы и компьютеры. Места для гостей следует расположить таким образом, чтобы всем было хорошо видно сцену.
  6. Организация развлечений для участников. Если конференция продолжается несколько дней, потребуется организовать досуг и обеспечить гостей питанием. Кроме того, спикеров и участников нужно встретить, зарегистрировать и выделить каждому место. Жителям других городов, организуют трансфер до места проведения.
  7. После конференции. Тот факт, что конференция окончена, не завершает работу организаторов. Потребуется договориться о публикациях и пост-релизах в СМИ, собрать отзывы участников и спикеров и разместить их в профильных сообществах. Эти социальные доказательства будут очень полезны, если конференция будет проходить ежегодно.

 

 

Кофе-брейки и фуршет

Еще на этапе выбора места для проведения конференции, уточните, возможно ли организовать питание на территории отеля или гостиницы. Если такая опция не предусмотрена, заблаговременно закажите услуги кейтеринговой компании или выездного ресторана. В идеале перерывы с легкими закусками нужно делать каждые три часа.

2.jpg

Если участники приезжают издалека, предложите им чай или кофе с сэндвичами и выпечкой уже во время регистрации. Вечером обычно устраивают фуршет или банкет. Такой финальный аккорд позволит гостям обсудить итоги встречи, завести новые знакомства и обсудить возможности сотрудничества.

 

Важные организационные моменты

  • Назначьте ответственных. Плохо, когда за конференцию отвечает 1 человек. Соберите команду единомышленников, поделите на группы и назначьте ответственных за разные направления: работу со спикерами, спонсорами, дизайн, PR, билеты, оформление. Контролируйте исполнение поручений и проводите периодические собрания, чтобы вовремя заметить узкие места.
  • Выделите время на отдых. При подготовке мероприятия выделите время на перерывы. Отдых для участников очень важен. Им нужно размяться, оценить услышанное, выпить кофе, проверить почту. Если плотно заполнить график выступлениями, гости устанут к середине дня.
  • Заполняйте паузы. При организации конференции продумайте, как будете развлекать гостей, если докладчик возится со слайдами или в самый неподходящий момент выходит из строя проектор. Заготовьте несколько шуток, пройдитесь по организационным моментам или представьте спикера.
  • Помните об обратной связи. Собирайте отзывы сразу после конференции. И будьте готовы, что всегда найдутся те, кому не понравятся доклады, еда или гостиница. Отклики будут разниться от «лучшее событие в моей жизни» до «зря потратил деньги».
 

Основные сложности при организации конференции

Выбор идеи, приглашение участников и другие моменты при организации конференции — большой труд. Не стоит удивляться, что бывают накладки. Вы можете предупредить некоторые из них.

3.jpg

  • Заезженные материалы. Что может быть скучнее, чем одни и те же доклады на разных форумах? Спикеры нередко хитрят и используют примерно 15 % новой информации при составлении речи. Такой расклад не радует организаторов и слушателей, которые платили за свежие данные. Обезопасьте себя от обмана и заключите с каждым докладчиком договор на предоставление эксклюзивных материалов.
  • Несправедливые цены. Не стоит назначать разным участникам конференции разные цены за билеты. Сомнительные VIP-статусы отпугивают тех, кто не может себе позволить более дорогой билет. Искусственно раздувать цены не рекомендуется и за счет стоимости аренды престижной площадки. К примеру, если ваша ЦА — малый бизнес и фрилансеры, они просто не потянут такие расходы.
  • Неоплаченные билеты. Люди могут бронировать билеты и последний момент отказываться от них. Это плохо, если в конференции принимает участие ограниченное число лиц. Вы потеряете деньги и не сможете в перепродать билеты за день до события. Обязательно разработайте правила, которые не позволят покупателям вернуть полную стоимость за билет.

Планируете проводить конференцию? У нас есть для вас предложение. Закажите обслуживание мероприятия в кейтеринговой компании. А найти подрядчика поможет CaterMe.

Заказ кейтеринга еще никогда не был таким простым!

Разместите
заявку

Укажите формат, количество людей, примерный бюджет, место и дату. Займет всего 2 минуты.

Заявка
Сравните
и выберите

До 7 индивидуальных предложений
за 30 минут. Легко сравнить и выбрать понравившееся.

Предложения
Ваши гости
сыты и довольны

Отлично проведите время с близкими, коллегами и друзьями. Сытые и довольные гости - лучший результат мероприятия.

Блюда
Получите предложения под вашу заявку прямо сейчас!
на
Получить предложения
Получить предложения и выбрать лучшее
Требуемые услуги
Бесплатно, без наценок и без спама
  • Гарантия лучшей цены
  • Компании с рейтингом
  • 5% бонуса за каждый заказ
  • 349 компании на выбор
  • 9862 счастливых клиентов
  • Без наценок. Гарантия лучшей цены
Получить предложения и выбрать лучшее
на
Бесплатно, без наценок и без спама
  • Гарантия лучшей цены
  • Компании с рейтингом
  • 5% бонуса за каждый заказ
Получить предложения и выбрать лучшее
Требуемые услуги
Бесплатно, без наценок и без спама
  • Гарантия лучшей цены
  • Компании с рейтингом
  • 5% бонуса за каждый заказ